Przeprowadzka na nowy serwer – aktualizacja

Miejmy nadzieję, że najgorszy tydzień w historii inFirmy jest już za nami.

Awaria w home.pl

W poniedziałek była globalna awaria hostingu firmy home.pl. W środę od godziny 14 pojawiły się problemy wydajnościowe naszego serwera. Administratorzy nie widzieli niczego nadzwyczajnego i tłumaczyli wolne działanie serwera zwiększonym ruchem lub brakiem optymalizacji skryptów.

Przeprowadzka na inny serwer

Ich tłumaczenia, w naszej opinie były nieprawdopodobne, nie przybliżały do rozwiązania problemu więc w efekcie nie były dla nas do zaakceptowania, więc w piątek postanowiliśmy przenieść serwis w inne miejsce.

Nasz wybór ostatecznie padł na autoryzowany serwer dedykowany firmy kei.pl.

Z firmą tą współpracujemy od 2009 roku lecz dotychczas w ograniczonej formie (współdzielony podstawowy hosting). Jesteśmy zadowoleni z ich usług. Mam ogromną nadzieję, że tak będzie nadal.

Jak teraz działa inFirma.pl?

W chwili obecnej system działa już z nowego serwera. W piątek przenieśliśmy skrypty, a w sobotę wszystkie bazy danych naszych klientów. W nocy i w niedzielę będziemy wgrywać Państwa pliki dokumentów, maili itp. Pliki Państwa dokumentów zostały już również wgrane.

Stara wersja naszego systemu (1.20), której używa jeszcze kilkunastu naszych klientów, musiała zostać zaktualizowana do PHP 7 (wcześniej PHP 5). Z tego powodu mogą w niej się znaleźć jakieś błędy – prosimy o ich zgłaszanie.

Nowy serwer to nowe środowisko pracy – tym bardziej, że firma home.pl oferowała swoje autorskie oprogramowanie serwera. Dlatego w nowej wersji również mogą znaleźć się jakieś błędy. Wszystkie na bieżąco będziemy poprawiać.

Oto lista rzeczy, o których wiemy:

  • zauważyliśmy, że dla niektórych kont mailowych należy dostosować porty. Nie działa port 25 dla poczty wychodzącej SMTP. Prosimy go zmienić na 586 lub 465.
  • nie działają indywidualne dostosowania systemu, poprawione
  • nie działa możliwość zmiany zgód Państwa klientów opcja już działa poprawnie
  • nie działają niektóre zapytania mysql poprawiono
  • wyłączyliśmy automatyczną synchronizację maili oraz automatyczną wysyłkę maili. Opcję zostaną przywrócone jak tylko poprawimy inne błędy i będziemy wiedzieć więcej na temat wydajności nowego serwera. Automatyczne zadania zostały uruchomione.
  • czasem podczas przeglądania pozostałych maili występuje wewnętrzny błąd serwera. Wyjaśnione
  • podczas edycji przychodu pojawia się błąd. Wyjaśnione – błąd nie istniał.
  • stara wersja systemu działa bardzo wolno z dużymi bazami danych – administratorzy szukają przyczyny. Problem już został rozwiązany
  • Nie można wysyłać mail z kont gmail.com. Opcja już działa

W tym miejscu pragnę podziękować firmie Dimpart, która pomogła w rozwiązaniu kryzysu i w przerzuceniu Państwa plików.

Problemy z działaniem systemu

Od wczoraj od godziny 14:00 obserwujemy problemy z działaniem systemu.

Hostingodawca myślał że rozwiązał problem wczoraj przed 17:00 lecz dziś znów system działa zbyt wolno.

Jesteśmy w kontakcie z naszym hostingodawcą, lecz mamy bardzo szczątkowe informacje. Przeprowadzają analizę wydajnościową, a jej wyniki mają się pojawić około południa.

Z naszej strony bardzo przepraszamy za utrudnienia. Po całym zamieszaniu zdecydujemy o zadośćuczynieniu dla Państwa.

inFirma – wersja 2.7.6

Dzisiejsza aktualizacja o numerze 2.7.6 jest małą aktualizacją mającą na celu poprawę znalezionych błędów. Pełna lista zmian znajduje się w pomocy choć jest ona bardzo krótka o ogranicza się do  wprowadzenia 3 poprawek.

Tymczasem trwają prace nad wersją 3.0. Mam nadzieję, że już wkrótce będziemy mogli przedstawić niektóre zmiany związane z tą wersją.

inFirma – wersja 2.7.5 – plik JPK FA

W weekend pojawiła się kolejna wersja naszego systemu CRM.  Oznaczona została numerem 2.7.5. Jak zwykle w pomocy znajduje się pełen opis zmian. A zmian tym razem nie ma wiele.

Generowanie plików JPK FA

Najważniejszą wymusiło na nas wprowadzenie nowych przepisów odnośnie plików JPK. Od 1 lipca, każdy przedsiębiorca, na żądanie Urzędu Skarbowego ma przedstawić plik JPK FA, będącym zestawieniem wystawionych faktur VAT.

Jako, że nasz system umożliwia wystawienie faktur to musieliśmy stworzyć generator takich plików. Jest on dostępny w grupie Finanse.  Proces generowania jest przedstawiony w pomocy.

Archiwum i tagi w osobach kontaktowych

Dodaliśmy również możliwość dodawania osób kontaktowych do archiwum oraz oznaczania ich definiowalnymi tagami.

inFirma – wersja 2.7.0 – RODO i regulamin

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu CRM online inFirma.pl. Oznaczona została numerem 2.7.0 i dotyczy głównie nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych RODO. Pełny opis znajduje się oczywiście w pomocy.

Zarządzanie zgodami RODO w systemie

Nowe przepisy (znane u nas jako RODO) wprowadzają szereg nowych obowiązków dla każdej firmy. Od teraz nawet przechowywanie danych osób fizycznych jest ich przetwarzaniem dlatego trzeba posiadać odpowiednią zgodę klienta. Dodatkowo klient ma prawo do zmiany udzielonych zgód oraz wglądu do swoich danych, ich zmiany i usuwania.

Wprowadziliśmy cały nowy moduł ułatwiający sprostanie tym nowym przepisom RODO.

W systemie można zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zgód (np. zgoda na kontakt czy marketingowa), których chcemy by klient nam udzielił. Podczas ich dodawania tworzymy również treść maila, którego możemy do klienta wysłać, a który będzie posiadał dwa ciekawe linki. Jeden umożliwi od razu wyrażenie zgody, której mail dotyczy, a drugi umożliwi klientowi odwiedzenie specjalnej strony, na której może zobaczyć swoje dane przechowywane w systemie, zmienić udzielone zgody oraz dowiedzieć się w jaki sposób zmienić lub usunąć swoje dane.

By mieć kontrolę nad danymi w systemie nie zdecydowaliśmy się na umożliwienie Państwa klientom automatyczną zmianę danych lub ich usuwanie. W konfiguracji można natomiast opisać procedurę, która się wyświetli na stronie klienta, a którą klient musi przejść by dane zmienić lub usunąć. Np. „W celu zmiany lub usunięcia danych prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy”.

Oczywiście zgody można zdobywać w różny sposób dlatego można samodzielnie zatwierdzić lub usunąć zgodę klienta. Wszystko to w dodatkowej zakładce w szczegółach klienta.

Udzielone zgody można wykorzystywać podczas filtrowania klientów lub osób kontaktowych. Bardzo przydatna funkcjonalność np. podczas planowania wysyłania masowego mailingu.

Dokładny opis funkcjonowania zgód znajduje się w pomocy.

Inne nowości

Ta aktualizacja jest stworzona z myślą o RODO dlatego innych nowości jest niewiele. Jedną z nich jest możliwość wyznaczania trasy dojazdu do wielu klientów.

Regulamin systemu CRM

W związku z wprowadzeniem RODO jesteśmy zmuszeni zaktualizować nasz regulamin. Na szczęście nowe przepisy nie wymuszają na nas podpisania umowy powierzenia danych osobowych.  Artykuł 28 punkt 3 rozporządzenia, twierdzi, że takie powierzenie może się opierać o umowę lub inny instrument prawny jakim jest właśnie regulamin.

Do regulaminu dopisany został dział Powierzenie przetwarzania danych osobowych, w którym odnosimy się bezpośrednio do RODO.

Jedynym ograniczeniem związanym z nowymi przepisami jest to, że w naszym systemie nie mogą znajdować się dane wrażliwe.

inFirma – wersja 2.6.5

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu. Oznaczyliśmy ją numerem 2.6.5, a pełną listę zmian można znaleźć w pomocy.

Możliwość usuwania maili z kont mailowych

Wprowadziliśmy dość długo wyczekiwaną opcję umożliwiającą usuwanie oraz oznaczanie maili jako przeczytane bezpośrednio na serwerach mailowych.

By usunąć lub oznaczyć maile jako przeczytane należy zaznaczyć je i wybrać odpowiednią opcję. Używając opcji usuwania maila system usunie email z konta mailowego bezpowrotnie, a nie przeniesie do kosza.

Bezterminowe zadania

Kolejną nowością, którą wprowadziliśmy poprzedzając ankietą na jej temat są bezterminowe zadania.

W ankiecie większość (75%) zdecydowała, że taka opcja jest przydatna więc ją dzisiaj wprowadzamy.

Zadania bezterminowe wprowadza się jak zwykłe zadanie, ale w polu Termin należy wybrać opcję bezterminowe.

Zadania bezterminowe nie mogą być wyświetlane w kalendarzu dlatego w menu dodatkową stworzyliśmy nową zakładkę z listą tych zadań do wykonania. Zadania bezterminowe nie są wyświetlane również w nagłówku jako zadania zaległe.

Automatyczne czyszczenie

Kolejną dużą funkcjonalnością jest wprowadzenie Automatycznego czyszczenia w konfiguracji systemu. Opcja ta umożliwia automatyczne czyszczenie systemu ze starych danych. W chwili obecnej historia działań użytkowników była usuwana po 6 miesiącach. Teraz umożliwiamy włączenie automatycznego czyszczenia również wiadomości, zadań, kontaktów czy maili. Domyślnie, prócz historii, takie czyszczenie jest wyłączone. Jednak jeżeli Klient posiada bardzo dużo zadań, które nie są już aktualne może je automatycznie usuwać, co może skutkować większą czytelnością oraz szybszą pracą systemu.

Inne nowości

Z innych ważnych zmian wymienimy:

  • opcja odpowiedz wszystkim w podglądzie maila
  • możliwość usuwania i edycji notatek bezpośrednio z listy a nie ze szczegółów
  • możliwość przekazywania maili dalej z papeterią

inFirma jest najtańsza wśród najlepszych systemów CRM wg Sellwise.pl

Systemów CRM pracujących w chmurze jest coraz więcej. Lecz, który z nich jest najlepszy? Na to pytanie odpowiedział Pan Szymon Negacz z portalu Sellwise.pl.

Do swoich testów wziął 10 wiodących na rynku systemów CRM i dokładnie sprawdził ich funkcjonalność, czasy reakcji oraz ceny.

Miło nam, że nasz system okazał się najtańszym z wszystkich systemów biorących udział w teście. Lecz jak zauważa sam autor testu:

inFirma to najbardziej konkurencyjne cenowo oprogramowanie CRM w rankingu. Na szczęście niska cena, nie idzie w parze z niską jakością. inFirma posiada wszystkie najważniejsze dla CRM-u funkcje.

Ostatecznie nasz system zajął 6. miejsce w całym rankingu nie tracąc do zwycięzcy zbyt wiele.

Oprogramowanie umożliwia zarządzanie dokumentami, generowanie faktur, ofert, umów, a pulpit pokazuje wszystkie najbardziej potrzebne informacje. Ciekawe jest oznaczanie klienta na mapie, które pomaga w organizowaniu optymalnych delegacji.

Dziękujemy autorowi testu za rzetelną ocenę. Nasz system będziemy wciąż rozwijać, by w kolejnych testach inFirma zwyciężała nie tylko cenowo. Wyniki testu są dostępne na stronie: https://www.sellwise.pl/ranking-najlepszych-systemow-crm/

inFirma – wersja 2.6.0

Po kilku miesiącach intensywnej pracy dzisiaj rozpoczniemy aktualizację do wersji 2.6.0. Pełna lista zmian znajduje się w naszej pomocy.

Ta aktualizacja jest nietypowa.

Po pierwsze aktualizacja, z punktu widzenia użytkownika systemu, niewiele zmienia. Zmienia natomiast bardzo wiele jeżeli chodzi o działanie systemu na serwerze, a to dlatego, że system został napisany całkowicie od nowa.
Nowa wersja jest bardziej elastyczna, szybsza oraz w przyszłości umożliwi stosowanie API.

Po drugie, aktualizacja zostanie wprowadzona stopniowo.  System jest testowany od blisko miesiąca jednak tak duże zmiany wymagają rozwagi i cierpliwości. Dlatego przez kolejny tydzień będziemy wybierać klientów, którym wgramy aktualizację. Oczywiście proszę się nie obawiać, gdyż system działa bardzo stabilnie. Jeżeli zadzie taka potrzeba błędy będziemy naprawiać niemal na bieżąco.

Po trzecie jest to aktualizacja, która jest wstępem do wersji 3.0. Kolejna duża wersja będzie się wiązać ze skokiem technologicznym, który musimy wykonać by udostępnić naszym klientom najlepszy produkt jaki jesteśmy w stanie stworzyć. Jednak wersji 3.0 nie należy się spodziewać szybko. Postaramy się Was na bieżąco informować.

A oto lista najważniejszych zmian w wersji 2.6.0

  • zgodnie z wynikami ostatniej ankiety usunięto grupy tematów z menu. Zachęcamy do wykorzystania tagów tematu do ich organizacji
  • aktualizacja zabezpieczeń połączeń z Państwa kontami mailowymi może skutkować tym, że wymagane będzie włączenie opcji „Tryb szybki” by system mógł się z nimi połączyć
  • podczas dodawania kontaktu z klientem można dodać zadanie z terminem następnego kontaktu. Od teraz w ustawieniach użytkownika można włączyć opcję by podać nazwę tego zadania
  • na dokumencie faktury można wyświetlić kurs waluty
  • w dodatkowych polach pojawił się rodzaj „link”
  • poprawiono inne drobne błędy

Wesołych Świąt i plany na rok 2018

Dość długo nie było wpisu na naszym blogu. Jest to związane z intensywnymi pracami nad kolejną aktualizacją.

Pracujemy nad aktualizacją, która z punktu widzenia użytkownika systemu nic nie zmieni. Zmienia ona jednak bardzo dużo po drugiej stronie – po stronie serwera, bo cały system został napisany od nowa. Nie oznacza to, że w chwili obecnej jest on źle napisany. Chodzi o to, że technologie pędzą do przodu i my razem z nimi. 

Nowa wersja pozwoli na szybsze działanie systemu, szybsze wyłapanie ewentualnych błędów, łączenie się z systemem poprzez API oraz jeszcze większe możliwości dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb.

Tę aktualizację chcemy wprowadzić jeszcze w styczniu – po okresie testów.

Ta aktualizacja będzie jednak tylko wstępem do dużej aktualizacji do wersji 3.0. Wersja 3.0 również będzie dużą zmianą technologiczną systemu. Tym razem od strony użytkownika. Nie należy się jednak obawiać tak dużej różnicy jaka była pomiędzy wersją 1.0, a 2.0. Wówczas zmienialiśmy cały interfejs systemu. Tym razem tego unikniemy bo uważamy, że działa on bardzo dobrze. Nie oznacza, że interfejs na pewno nie ulegnie zmianom, ale będą to o wiele drobniejsze zmiany.

W roku 2018 chcemy również udostępnić API umożliwiające sterowanie systemem spoza systemu. Umożliwi to tworzenie wszelkiego rodzaju integracji systemu z zewnętrznymi programami lub ze stronami internetowymi naszych klientów.

W tym okresie przedświątecznym chcemy złożyć wszystkich najserdeczniejsze życzenia świąteczno-noworoczne. Spełnienia planów biznesowych, rozwoju swojej firmy, a prywatnie dużo zdrowia, radości i szczęścia.

Ankieta – czy zlikwidować Grupy tematów

Projektując wersję 2.0 chcieliśmy przenieść jak najwięcej funkcjonalności z wersji 1.20. Tak było z „Grupami tematów”. Było to miejsce z pogrupowanymi tematami. W wersji 2.0 wprowadziliśmy jednak funkcjonalność tagów do tematów, która w swoich założeniach pełni dokładnie takie samo zadanie.

 

Dziś poprosimy naszych klientów o odpowiedź czy zlikwidować tę funkcjonalność. Dzięki temu system będzie bardziej przejrzysty a obsługa jaśniejsza.