inFirma.pl – wersja 3.6.0. Dopieszczanie funkcjonalności

W wakacyjnym okresie oddajemy użytkownikom nową wersję systemu CRM oznaczoną numerkiem 3.6.0. Pełna lista nowości znajduje się w pomocy.

Układy widżetów

Pulpit i widżety mają ogromne możliwości. Według własnych upodobań można dostosować nie tylko główny ekran systemu, ale wiele innych jak np. szczegóły klienta, tematu itp. Często każdy z użytkowników ma inne potrzeby, jednak nierzadko te wszystkie potrzeby można nieco uogólnić. Dlatego wprowadziliśmy Układy widżetów, które można zapisywać i w dowolnym momencie przywrócić.

Sterowanie układami widżetów w wersji 3.6.0 systemu CRM inFirma.pl
Sterowanie układami widżetów w wersji 3.6.0 systemu CRM inFirma.pl

Układy te można zapisywać jako układy użytkownika, wówczas tylko on ma do nich dostęp. Można również zapisać je jako firmowe. Dzięki temu można w bardzo łatwy i intuicyjny sposób ustawić widżet nowemu użytkownikowi systemu.

Wczytywanie układów widżetów w CRM online
Proste wczytywanie układów widżetów w systemie

Możliwość zapisania dowolnego maila

Dotychczas do systemu można było wgrać tylko maile od klientów. Teraz to się zmieniło, bo w systemie CRM można zapisać dowolny mail, który nie jest powiązany z klientem. Być może jest to ważny mail, ale nie związany bezpośrednio z Twoją działalnością? Może nie masz czasu by teraz dodać odpowiedniego klienta? W takich sytuacjach przyda się ta opcja.

Przycisk do zmiany danych w podglądzie

W szybkim podglądzie danych jakiegoś obiektu (np. klienta) dodaliśmy przycisk z możliwością jego zmiany. Może to znacząco przyspieszyć pracę w systemie CRM.

Możliwość zmiany w podglądzie klienta
Możliwość zmiany w podglądzie klienta

Pozostałe zmiany

  • możliwość wydruku wskazówek dojazdu do klienta,
  • poprawki wyświetlania maili na komórkach,
  • możliwość dodania zadania, klienta itd. z poziomu pozostałych maili,
  • możliwość powiązania zadania z mailem klienta,
  • możliwość powiązania dokumentów z osobami kontaktowymi,
  • poprawki w eksporcie do Excela,
  • aktualizacja bibliotek,
  • poprawki błędów.

inFirma.pl – wersja 3.4.0 – maile, zadania i widżety

Pojawiła się aktualizacja naszego systemu oznaczona numerem 3.4.0. Pełną listę zmian znajdziesz w naszej pomocy.

Usprawnienia w mailach

Usprawniliśmy obsługę maili w systemie. Na początek zmieniliśmy nieco dedykowany układ listy maili klientów. Teraz na pierwszy rzut oka dowiesz się, czy mail jest przychodzący czy wychodzący, dzięki pionowemu kolorowemu oznaczeniu. Dodatkowo pojawił się samodzielny przycisk szybkiego podglądu maila.

System CRM - wersja 3.4.0 - domyślny widok listy maili
System CRM – wersja 3.4.0 – domyślny widok listy maili

Podczas wysyłania maila można teraz zapisać go jako szablon maila. W oknie pojawią się dodatkowe możliwości czy oprócz treści maila zapisać również adresatów, temat czy załączniki aktualnie wykorzystywane.

Zapisywanie maila jako szablon podczas wysyłki maila - CRM wersja 3.4.0
Zapisywanie maila jako szablon podczas wysyłki maila – CRM wersja 3.4.0

W pozostałych mailach system szuka teraz adresów mailowych, które najprawdopodobniej są od Twojego klienta. Robi to szukając domeny (np. lukana.pl dla emaila biuro@lukana.pl) z adresu maila w już istniejących adresach klientów. Dzięki temu nie umkną Tobie maile od pracowników firm, z którymi współpracujesz.

Wyszukiwanie prawdopodobnego maila klienta

Dodatkowo maile klientów można teraz dodać do ulubionych, dzięki czemu możesz odłożyć odpowiedź na maila na czas późniejszy mając do niego szybki dostęp.

Postępy wykonania w zadaniach

W zadaniach dodaliśmy nowe edytowalne postępy wykonania zadania. Doskonale sprawdzą się one w zadaniach bezterminowych i w skomplikowanych zadaniach terminowych.

Stworzyliśmy dla nich specjalną stronę z listą zadań z podziałem na postęp ich wykonania. Dzięki przeciąganiu i upuszczaniu łatwo można zmienić postęp każdego z zadań.

Postępy wykonania zadania w systemie CRM inFirma.pl wersji 3.4.0
Postępy wykonania zadania w systemie CRM inFirma.pl wersji 3.4.0

Usprawniliśmy również domyślny widok listy zadań. Teraz jest ona bardziej zwięzła i na pierwszy rzut oka widać status i postęp wykonania każdego z zadań.

Dedykowana lista zadań w wersji 3.4.0
Dedykowana lista zadań w wersji 3.4.0

Widżety

Jak zawsze udoskonalamy też nasze widzety. Dziś pojawiła się możliwość skopiowania widżetu oraz przesunięcia widżetu do innej zakładki. Pojawiły się również nowe dedykowane widżety. Jednym z nich jest lista przycisków dodawania różnych obiektów np. klientów. Opcja przydatna szczególnie dla nowych użytkowników.

Widżet z przyciskami dodawania nowych obiektów
Widżet z przyciskami dodawania nowych obiektów

W szczegółach tematu pojawił się nowy dedykowany widżet przedstawiający przebieg zmian statusów tematu. Z wykresu tego można wyczytać jak szybko przebiegał proces pozyskania tematu.

Widżet z przebiegiem zmian statusu tematu
Widżet z przebiegiem zmian statusu tematu

Inne zmiany

  • możliwość ponownej wysyłki maila,
  • pomijanie kresek i spacji podczas sprawdzania numeru NIP,
  • widżety powiązane z dokumentami w szczegółach klienta i tematu,
  • zmiana dedykowanej listy tematów,
  • globalna wyszukiwarka sprawdza również miejscowość i adres klienta,
  • poprawka błędów i aktualizacja bibliotek

inFirma – wersja 2.7.0 – RODO i regulamin

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu CRM online inFirma.pl. Oznaczona została numerem 2.7.0 i dotyczy głównie nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych RODO. Pełny opis znajduje się oczywiście w pomocy.

Zarządzanie zgodami RODO w systemie

Nowe przepisy (znane u nas jako RODO) wprowadzają szereg nowych obowiązków dla każdej firmy. Od teraz nawet przechowywanie danych osób fizycznych jest ich przetwarzaniem dlatego trzeba posiadać odpowiednią zgodę klienta. Dodatkowo klient ma prawo do zmiany udzielonych zgód oraz wglądu do swoich danych, ich zmiany i usuwania.

Wprowadziliśmy cały nowy moduł ułatwiający sprostanie tym nowym przepisom RODO.

W systemie można zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zgód (np. zgoda na kontakt czy marketingowa), których chcemy by klient nam udzielił. Podczas ich dodawania tworzymy również treść maila, którego możemy do klienta wysłać, a który będzie posiadał dwa ciekawe linki. Jeden umożliwi od razu wyrażenie zgody, której mail dotyczy, a drugi umożliwi klientowi odwiedzenie specjalnej strony, na której może zobaczyć swoje dane przechowywane w systemie, zmienić udzielone zgody oraz dowiedzieć się w jaki sposób zmienić lub usunąć swoje dane.

By mieć kontrolę nad danymi w systemie nie zdecydowaliśmy się na umożliwienie Państwa klientom automatyczną zmianę danych lub ich usuwanie. W konfiguracji można natomiast opisać procedurę, która się wyświetli na stronie klienta, a którą klient musi przejść by dane zmienić lub usunąć. Np. „W celu zmiany lub usunięcia danych prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy”.

Oczywiście zgody można zdobywać w różny sposób dlatego można samodzielnie zatwierdzić lub usunąć zgodę klienta. Wszystko to w dodatkowej zakładce w szczegółach klienta.

Udzielone zgody można wykorzystywać podczas filtrowania klientów lub osób kontaktowych. Bardzo przydatna funkcjonalność np. podczas planowania wysyłania masowego mailingu.

Dokładny opis funkcjonowania zgód znajduje się w pomocy.

Inne nowości

Ta aktualizacja jest stworzona z myślą o RODO dlatego innych nowości jest niewiele. Jedną z nich jest możliwość wyznaczania trasy dojazdu do wielu klientów.

Regulamin systemu CRM

W związku z wprowadzeniem RODO jesteśmy zmuszeni zaktualizować nasz regulamin. Na szczęście nowe przepisy nie wymuszają na nas podpisania umowy powierzenia danych osobowych.  Artykuł 28 punkt 3 rozporządzenia, twierdzi, że takie powierzenie może się opierać o umowę lub inny instrument prawny jakim jest właśnie regulamin.

Do regulaminu dopisany został dział Powierzenie przetwarzania danych osobowych, w którym odnosimy się bezpośrednio do RODO.

Jedynym ograniczeniem związanym z nowymi przepisami jest to, że w naszym systemie nie mogą znajdować się dane wrażliwe.

inFirma – wersja 2.6.5

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu. Oznaczyliśmy ją numerem 2.6.5, a pełną listę zmian można znaleźć w pomocy.

Możliwość usuwania maili z kont mailowych

Wprowadziliśmy dość długo wyczekiwaną opcję umożliwiającą usuwanie oraz oznaczanie maili jako przeczytane bezpośrednio na serwerach mailowych.

By usunąć lub oznaczyć maile jako przeczytane należy zaznaczyć je i wybrać odpowiednią opcję. Używając opcji usuwania maila system usunie email z konta mailowego bezpowrotnie, a nie przeniesie do kosza.

Bezterminowe zadania

Kolejną nowością, którą wprowadziliśmy poprzedzając ankietą na jej temat są bezterminowe zadania.

W ankiecie większość (75%) zdecydowała, że taka opcja jest przydatna więc ją dzisiaj wprowadzamy.

Zadania bezterminowe wprowadza się jak zwykłe zadanie, ale w polu Termin należy wybrać opcję bezterminowe.

Zadania bezterminowe nie mogą być wyświetlane w kalendarzu dlatego w menu dodatkową stworzyliśmy nową zakładkę z listą tych zadań do wykonania. Zadania bezterminowe nie są wyświetlane również w nagłówku jako zadania zaległe.

Automatyczne czyszczenie

Kolejną dużą funkcjonalnością jest wprowadzenie Automatycznego czyszczenia w konfiguracji systemu. Opcja ta umożliwia automatyczne czyszczenie systemu ze starych danych. W chwili obecnej historia działań użytkowników była usuwana po 6 miesiącach. Teraz umożliwiamy włączenie automatycznego czyszczenia również wiadomości, zadań, kontaktów czy maili. Domyślnie, prócz historii, takie czyszczenie jest wyłączone. Jednak jeżeli Klient posiada bardzo dużo zadań, które nie są już aktualne może je automatycznie usuwać, co może skutkować większą czytelnością oraz szybszą pracą systemu.

Inne nowości

Z innych ważnych zmian wymienimy:

  • opcja odpowiedz wszystkim w podglądzie maila
  • możliwość usuwania i edycji notatek bezpośrednio z listy a nie ze szczegółów
  • możliwość przekazywania maili dalej z papeterią

inFirma – wersja 2.5.0

Dziś pojawiła się nowa wersja systemu CRM o numerze 2.5.0. Jak zawsze pełna lista zmian znajduje się w pomocy.

Maile do wysłania

Główną nowością w tej wersji jest przeprojektowanie maili do wysłania. W menu pojawiła się własnie taka opcja i kryje ona w sobie wszystkie maile, które mają zostać wysłane z systemu automatycznie. Znajdują się tam maile z mailingu oraz pojedyncze maile z określoną datą wysyłki.

Dodaliśmy również opcję zaplanowania wysyłki na podstawie szablonu maila – treść maila zostanie stworzona w momencie jego wysłania. Oznacza to że wszystkie zmiany w szablonie będą w nim uwzględnione.

Dodatkowo jeżeli podczas wysyłki system napotka jakiś błąd to zostaniesz o tym powiadomiony.

Papeterie mailowe

Wprowadziliśmy też zmiany w papeterii mailowej. Dotychczas można było w systemie ustawić tylko jedną papeterię mailową. W nowej wersji można dodać ich więcej. Dodatkowo każde konto mailowe może być powiązane z wybraną papeterią.

Metoda wyceny tematu

Drobnych zmian doczekały się również tematy. W formularzu dodawania i zmiany tematu pojawiło się pole „metoda wyceny”. Dostępne są opcje albo na podstawie produktów ofertowych (które teraz można wybrać od razu w formularzu) lub wpisanie wyceny z ręki.

Pozostałe nowości

  • poprawiono wyświetlanie menu
  • zmieniono kolejność niektórych pól w formularza
  • linki do odpowiedniej pomocy w nagłówkach okien
  • automatyczne skróty w nazwach klientów gdy pobrane z GUS (np. Sp. z o.o.)
  • poprawki drobnych błędów

inFirma – wersja 2.2.0

Uruchomiliśmy kolejną wersję naszego systemu CRM. Oznaczona ona została numerem 2.2.0. W pomocy znajdziesz pełną listę zmian. Oto najważniejsze z nich.

Autoryzowane przeglądarki

Zwiększamy bezpieczeństwo systemu wprowadzając autoryzowane przeglądarki. Oznacza to, że musisz zatwierdzić daną przeglądarkę (przy pomocy emaila) nim będziesz chciał z niej korzystać.

Dodatkowo każdy z użytkowników może być zalogowany tylko w jednej przeglądarce w tym samym czasie.

Znacząco poprawi to bezpieczeństwo Twoich danych, gdyż to Ty kontrolujesz urządzenia i przeglądarki, z których można logować się do systemu.

Więcej na ten temat można przeczytać w pomocy.

Lista autoryzowanych przeglądarek - wersja 2.2.0

Maile

Ciekawe opcje pojawiły się również w obsłudze maili. Jeżeli posiadasz uprawnienia do obsługi wielu kont mailowych to możesz teraz zdecydować, które konto będzie Twoim domyślnym kontem oraz powiadomienia z których kont pojawią się w nagłówku systemu.

Przed aktualizacją użytkownik, który nie posiadał uprawnień do przeglądania jakiegoś konta mailowego to nie widział, żadnych maili z tego konta – również tych podpiętych pod obsługiwanego konta. Teraz, nadając mu uprawnienia, możesz włączyć opcję przeglądania (i tylko przeglądania) wszystkich maili podpiętych pod klientów.

Poszczególne maile klientów możesz teraz oznaczać tagami, stworzonymi przez Ciebie w konfiguracji, dzięki czemu z łatwością odszukasz te ważne, z zamówieniami, z reklamacjami, do odpowiedzi czy zawierające wzory umów. Sposób oznaczeń zależy tylko od Ciebie.

W ustawieniach użytkownika pojawiła się również opcja by system wysyłał do Ciebie maila z ważnymi terminami płatności.

Email z terminami płatności - wersja 2.2.0

Kalendarz – widok listy

Dodaliśmy nowy widok kalendarza – lista z zadaniami. Jest to najbardziej czytelny sposób przedstawienia zadań, choć tak naprawdę to zależy od indywidualnych upodobań.

Kalendarz - widok listy - CRM online wersja 2.2.0

Samouczek

System został wzbogacony o samouczek, który pojawi się przy pierwszym uruchomieniu. Samouczek jest skondensowaną wiedzą na temat poruszania się po systemie i powinien być obowiązkową pozycją dla wszystkich nowych użytkowników.

Samouczek wersja 2.2.0

Nowy styl Sandstone

Pojawił się kolejny styl kolorystyczny systemu – nosi nazwę Sandstone. Styl jest utrzymany w ciemniejszych, naturalnych barwach, lecz mimo to wciąż czytelny.

Styl sandstone systemu CRM online inFirma.pl

Pomoc

Uzupełniliśmy pomoc o brakujące tematy. Teraz znajdziesz w niej wskazówki dotyczące raportów, mailingów czy eksportu.

Pozostałe zmiany

  • na mapie klientów można z łatwością zobaczyć trasę dojazdu
  • GUS nie wymaga już przepisania kodu obrazkowego
  • w mailach z zadaniami na dzień dzisiejszy pojawiła się nazwa klienta z aktywnym linkiem
  • podczas generowania oferty lub faktury można nadać rabat dla wszystkich pozycji na raz
  • można włączyć opcję by na fakturach pojawiło się imię i nazwisko aktualnego użytkownika jako sprzedawcy
  • podsumowanie w tabelach z wynikami wyszukiwania
  • w rodzajach kosztu i przychodu pojawiło się pole z nazwą klietna
  • stronicowanie – usunięto 75 i 100. Dodano 30
  • naprawiono kilka drobniejszych błędów