inFirma – wersja 2.7.0 – RODO i regulamin

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu CRM online inFirma.pl. Oznaczona została numerem 2.7.0 i dotyczy głównie nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych RODO. Pełny opis znajduje się oczywiście w pomocy.

Zarządzanie zgodami RODO w systemie

Nowe przepisy (znane u nas jako RODO) wprowadzają szereg nowych obowiązków dla każdej firmy. Od teraz nawet przechowywanie danych osób fizycznych jest ich przetwarzaniem dlatego trzeba posiadać odpowiednią zgodę klienta. Dodatkowo klient ma prawo do zmiany udzielonych zgód oraz wglądu do swoich danych, ich zmiany i usuwania.

Wprowadziliśmy cały nowy moduł ułatwiający sprostanie tym nowym przepisom RODO.

W systemie można zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zgód (np. zgoda na kontakt czy marketingowa), których chcemy by klient nam udzielił. Podczas ich dodawania tworzymy również treść maila, którego możemy do klienta wysłać, a który będzie posiadał dwa ciekawe linki. Jeden umożliwi od razu wyrażenie zgody, której mail dotyczy, a drugi umożliwi klientowi odwiedzenie specjalnej strony, na której może zobaczyć swoje dane przechowywane w systemie, zmienić udzielone zgody oraz dowiedzieć się w jaki sposób zmienić lub usunąć swoje dane.

By mieć kontrolę nad danymi w systemie nie zdecydowaliśmy się na umożliwienie Państwa klientom automatyczną zmianę danych lub ich usuwanie. W konfiguracji można natomiast opisać procedurę, która się wyświetli na stronie klienta, a którą klient musi przejść by dane zmienić lub usunąć. Np. „W celu zmiany lub usunięcia danych prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy”.

Oczywiście zgody można zdobywać w różny sposób dlatego można samodzielnie zatwierdzić lub usunąć zgodę klienta. Wszystko to w dodatkowej zakładce w szczegółach klienta.

Udzielone zgody można wykorzystywać podczas filtrowania klientów lub osób kontaktowych. Bardzo przydatna funkcjonalność np. podczas planowania wysyłania masowego mailingu.

Dokładny opis funkcjonowania zgód znajduje się w pomocy.

Inne nowości

Ta aktualizacja jest stworzona z myślą o RODO dlatego innych nowości jest niewiele. Jedną z nich jest możliwość wyznaczania trasy dojazdu do wielu klientów.

Regulamin systemu CRM

W związku z wprowadzeniem RODO jesteśmy zmuszeni zaktualizować nasz regulamin. Na szczęście nowe przepisy nie wymuszają na nas podpisania umowy powierzenia danych osobowych.  Artykuł 28 punkt 3 rozporządzenia, twierdzi, że takie powierzenie może się opierać o umowę lub inny instrument prawny jakim jest właśnie regulamin.

Do regulaminu dopisany został dział Powierzenie przetwarzania danych osobowych, w którym odnosimy się bezpośrednio do RODO.

Jedynym ograniczeniem związanym z nowymi przepisami jest to, że w naszym systemie nie mogą znajdować się dane wrażliwe.

inFirma – wersja 2.6.5

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu. Oznaczyliśmy ją numerem 2.6.5, a pełną listę zmian można znaleźć w pomocy.

Możliwość usuwania maili z kont mailowych

Wprowadziliśmy dość długo wyczekiwaną opcję umożliwiającą usuwanie oraz oznaczanie maili jako przeczytane bezpośrednio na serwerach mailowych.

By usunąć lub oznaczyć maile jako przeczytane należy zaznaczyć je i wybrać odpowiednią opcję. Używając opcji usuwania maila system usunie email z konta mailowego bezpowrotnie, a nie przeniesie do kosza.

Bezterminowe zadania

Kolejną nowością, którą wprowadziliśmy poprzedzając ankietą na jej temat są bezterminowe zadania.

W ankiecie większość (75%) zdecydowała, że taka opcja jest przydatna więc ją dzisiaj wprowadzamy.

Zadania bezterminowe wprowadza się jak zwykłe zadanie, ale w polu Termin należy wybrać opcję bezterminowe.

Zadania bezterminowe nie mogą być wyświetlane w kalendarzu dlatego w menu dodatkową stworzyliśmy nową zakładkę z listą tych zadań do wykonania. Zadania bezterminowe nie są wyświetlane również w nagłówku jako zadania zaległe.

Automatyczne czyszczenie

Kolejną dużą funkcjonalnością jest wprowadzenie Automatycznego czyszczenia w konfiguracji systemu. Opcja ta umożliwia automatyczne czyszczenie systemu ze starych danych. W chwili obecnej historia działań użytkowników była usuwana po 6 miesiącach. Teraz umożliwiamy włączenie automatycznego czyszczenia również wiadomości, zadań, kontaktów czy maili. Domyślnie, prócz historii, takie czyszczenie jest wyłączone. Jednak jeżeli Klient posiada bardzo dużo zadań, które nie są już aktualne może je automatycznie usuwać, co może skutkować większą czytelnością oraz szybszą pracą systemu.

Inne nowości

Z innych ważnych zmian wymienimy:

  • opcja odpowiedz wszystkim w podglądzie maila
  • możliwość usuwania i edycji notatek bezpośrednio z listy a nie ze szczegółów
  • możliwość przekazywania maili dalej z papeterią

inFirma – wersja 2.5.0

Dziś pojawiła się nowa wersja systemu CRM o numerze 2.5.0. Jak zawsze pełna lista zmian znajduje się w pomocy.

Maile do wysłania

Główną nowością w tej wersji jest przeprojektowanie maili do wysłania. W menu pojawiła się własnie taka opcja i kryje ona w sobie wszystkie maile, które mają zostać wysłane z systemu automatycznie. Znajdują się tam maile z mailingu oraz pojedyncze maile z określoną datą wysyłki.

Dodaliśmy również opcję zaplanowania wysyłki na podstawie szablonu maila – treść maila zostanie stworzona w momencie jego wysłania. Oznacza to że wszystkie zmiany w szablonie będą w nim uwzględnione.

Dodatkowo jeżeli podczas wysyłki system napotka jakiś błąd to zostaniesz o tym powiadomiony.

Papeterie mailowe

Wprowadziliśmy też zmiany w papeterii mailowej. Dotychczas można było w systemie ustawić tylko jedną papeterię mailową. W nowej wersji można dodać ich więcej. Dodatkowo każde konto mailowe może być powiązane z wybraną papeterią.

Metoda wyceny tematu

Drobnych zmian doczekały się również tematy. W formularzu dodawania i zmiany tematu pojawiło się pole „metoda wyceny”. Dostępne są opcje albo na podstawie produktów ofertowych (które teraz można wybrać od razu w formularzu) lub wpisanie wyceny z ręki.

Pozostałe nowości

  • poprawiono wyświetlanie menu
  • zmieniono kolejność niektórych pól w formularza
  • linki do odpowiedniej pomocy w nagłówkach okien
  • automatyczne skróty w nazwach klientów gdy pobrane z GUS (np. Sp. z o.o.)
  • poprawki drobnych błędów

inFirma – wersja 2.2.0

Uruchomiliśmy kolejną wersję naszego systemu CRM. Oznaczona ona została numerem 2.2.0. W pomocy znajdziesz pełną listę zmian. Oto najważniejsze z nich.

Autoryzowane przeglądarki

Zwiększamy bezpieczeństwo systemu wprowadzając autoryzowane przeglądarki. Oznacza to, że musisz zatwierdzić daną przeglądarkę (przy pomocy emaila) nim będziesz chciał z niej korzystać.

Dodatkowo każdy z użytkowników może być zalogowany tylko w jednej przeglądarce w tym samym czasie.

Znacząco poprawi to bezpieczeństwo Twoich danych, gdyż to Ty kontrolujesz urządzenia i przeglądarki, z których można logować się do systemu.

Więcej na ten temat można przeczytać w pomocy.

Lista autoryzowanych przeglądarek - wersja 2.2.0

Maile

Ciekawe opcje pojawiły się również w obsłudze maili. Jeżeli posiadasz uprawnienia do obsługi wielu kont mailowych to możesz teraz zdecydować, które konto będzie Twoim domyślnym kontem oraz powiadomienia z których kont pojawią się w nagłówku systemu.

Przed aktualizacją użytkownik, który nie posiadał uprawnień do przeglądania jakiegoś konta mailowego to nie widział, żadnych maili z tego konta – również tych podpiętych pod obsługiwanego konta. Teraz, nadając mu uprawnienia, możesz włączyć opcję przeglądania (i tylko przeglądania) wszystkich maili podpiętych pod klientów.

Poszczególne maile klientów możesz teraz oznaczać tagami, stworzonymi przez Ciebie w konfiguracji, dzięki czemu z łatwością odszukasz te ważne, z zamówieniami, z reklamacjami, do odpowiedzi czy zawierające wzory umów. Sposób oznaczeń zależy tylko od Ciebie.

W ustawieniach użytkownika pojawiła się również opcja by system wysyłał do Ciebie maila z ważnymi terminami płatności.

Email z terminami płatności - wersja 2.2.0

Kalendarz – widok listy

Dodaliśmy nowy widok kalendarza – lista z zadaniami. Jest to najbardziej czytelny sposób przedstawienia zadań, choć tak naprawdę to zależy od indywidualnych upodobań.

Kalendarz - widok listy - CRM online wersja 2.2.0

Samouczek

System został wzbogacony o samouczek, który pojawi się przy pierwszym uruchomieniu. Samouczek jest skondensowaną wiedzą na temat poruszania się po systemie i powinien być obowiązkową pozycją dla wszystkich nowych użytkowników.

Samouczek wersja 2.2.0

Nowy styl Sandstone

Pojawił się kolejny styl kolorystyczny systemu – nosi nazwę Sandstone. Styl jest utrzymany w ciemniejszych, naturalnych barwach, lecz mimo to wciąż czytelny.

Styl sandstone systemu CRM online inFirma.pl

Pomoc

Uzupełniliśmy pomoc o brakujące tematy. Teraz znajdziesz w niej wskazówki dotyczące raportów, mailingów czy eksportu.

Pozostałe zmiany

  • na mapie klientów można z łatwością zobaczyć trasę dojazdu
  • GUS nie wymaga już przepisania kodu obrazkowego
  • w mailach z zadaniami na dzień dzisiejszy pojawiła się nazwa klienta z aktywnym linkiem
  • podczas generowania oferty lub faktury można nadać rabat dla wszystkich pozycji na raz
  • można włączyć opcję by na fakturach pojawiło się imię i nazwisko aktualnego użytkownika jako sprzedawcy
  • podsumowanie w tabelach z wynikami wyszukiwania
  • w rodzajach kosztu i przychodu pojawiło się pole z nazwą klietna
  • stronicowanie – usunięto 75 i 100. Dodano 30
  • naprawiono kilka drobniejszych błędów

inFirma – wersja 2.1.1

Pojawiła się wersja poprawiająca odkryte błędy oraz drobne przydatne zmiany. Jej numer to 2.1.1. Pełna lista zmian dostępna jest w pomocy.

Bardziej istotne zmiany to:

  • możliwość dodania notatki podczas dodawania lub zmiany obiektu (np. klienta)
  • możliwość podglądu kalendarza innego użytkownika ze strony Twojego kalendarza
  • zsynchronizowane maile nie są już oznaczane jako przeczytane (na serwerze pocztowym)
  • stronicowanie nad tabelami z wynikami

Pomoc została również zaktualizowana. Pojawiły się tam zagadnienia związane z wysyłaniem maili przez system, rozdział poświęcony notatkom i informacje na temat sterowania z klawiatury.

inFirma – wersja 2.1.0

Dziś pojawiła się pierwsza duża aktualizacja do nowej wersji systemu. Oznaczona została numerkiem 2.1.0, a pełną listę zmian można zobaczyć w pomocy. Oto najważniejsze z nich.

Pobieranie danych z GUS

W formularzu dodawania klienta pole do wprowadzenia numeru NIP powędrowało na górę by móc w szybki sposób pobrać dane z GUSu. Czasem GUS wymaga podania prostego kodu zabezpieczającego – pojawi się on w oknie.

inFirma - pobieranie danych z GUS

 

Maile

Usprawniliśmy również obsługę maili. Pojawiła się możliwość przekazania maila dalej, a podczas wysyłki maila system pokazuje jak powiąże danego maila (z którym klientem, pracownikiem czy tematem). Pojawiła się też lista wyboru maili powiązanych z danym klientem.

Adresaci maila

Sterowanie za pomocą klawiatury

Wprowadziliśmy do systemu możliwość wywoływania najpopularniejszych akcji z poziomu klawiatury. Zapewne najczęściej używany będzie klawisz „/”. Po jego naciśnięciu system przejdzie do wyszukiwarki globalnej, po której wynikach można poruszać się przy pomocy strzałek.

Pozostałe istotne skróty to np. klawisz „g” a potem „k” – idź do listy klientów, czy „c” a potem „l” – dodaj nowy kontakt itd. Pełna lista skrótów klawiszowych znajduje się po wciśnięciu klawisza „?”.

Sterowanie systemem z klawiatury

Kalendarz działań klienta i nie tylko

W szczegółach m.in. klienta (ale również tematu i pracownika) pojawiła się zakładka „Kalendarz”. Oprócz zadań związanych z danym klientem pojawiają się tam wszystkie działania powiązane z tym klientem np. dodanie czy rozpoczęcie tematu, fakt kontaktu czy otrzymania maila oraz edycje obiektów w postaci historii.

Elementy, które pojawią się w tym kalendarzu można wybrać w ustawieniach użytkownika (zakładka „Zadania”). Można np. wyświetlać tylko daty kontaktu.

Kalendarz z działaniami

Dokładne zmiany w historii

Wcześniej system zapisywał w historii tylko fakty dodawania i edycji jakiegoś obiektu (np. klienta). Teraz system zapisuje również jak zmieniły się poszczególne pola np. data dokumentu miała wartość „12.03.2016” i zmieniono ją na „22.03.2016”. Taka dokładna historia będzie przetrzymywana przez 6 miesięcy.

Dokładna historia

Jednoczesna zmiana wielu elementów

Kolejna niezwykle przydatną funkcjonalnością jest możliwość zmiany wielu elementów. Jeżeli np. chcemy zmienić tagi dla wielu klientów wystarczy, że ich zaznaczymy i wybierzemy operację „Zmiana”. Pojawi się okno, w którym możemy wybrać jakie pola mają zostać zmienione i na jaką wartość. Ze względu na złożoność funkcjonowania formularzy nie można tak zmieniać wszystkich pól np.  nie ma możliwości masowej zmiany statusu tematu.

Masowa zmiana

Wartości domyślne w formularzach dodawania obiektów

Często jest tak, że jakieś pole w formularzu dodawania zawsze przybiera określoną wartość. np. tag klienta to najczęściej „Klient inFirmy”. Teraz można tak ustawić system, że to pole będzie już wypełnione. Służy do tego przycisk znajdujący się na górze po prawej strony formularza dodawania obiektu np. klienta. Pojawi się okno gdzie można wybrać pole i podać jego wartość, a system podczas kolejnego dodawania tego obiektu podstawi już wartości domyślne.

Wartości domyślne

Nowy styl systemu

Dla wszystkich, którym nie przypadł do gustu nasz podstawowy styl systemu wprowadziliśmy nowy styl – Readable. Jest to czysty, czytelny styl z jasnym nagłówkiem systemu.

Zmiany można dokonać w ustawieniach użytkownika -> System.

inFirma Styl Readable

Pozostałe zmiany

  • ostrzeżenie podczas opuszczania formularza dodawania czy edycji, gdy nie został on jeszcze zapisany,
  • wyszukiwarki obiektów domyślnie wyszukują nie tylko po podstawowej nazwie (np. nazwie skróconej w przypadku klientów), ale również innych przydatnych polach (np. pełnej nazwie, telefonie, emailu i nipie),
  • możliwość wyboru automatycznie otwartej zakładki w szczegółach obiektu np. klienta,
  • możliwość przenoszenia produktów do archiwum,
  • masowe oznaczanie maili jako przeczytanych,
  • masowe przenoszenie klientów i produktów do i z archiwum,
  • możliwość wyboru kategorii zadania podczas podawania terminu następnego kontaktu,
  • możliwość sortowania produktów na ofercie czy fakturze,
  • możliwość importowania danych do dodatkowych pól tekstowych,
  • pola „Zapłacone” w finansach może być wykorzystane w wyszukiwarkach
  • pole „Opis” w dodatkowych polach,
  • poprawa zauważonych błędów