Regulamin korzystania z systemu inFirma

I Definicje użyte w regulaminie

1. Regulamin serwisu - niniejszy dokument zwany dalej „Regulaminem” określa zakres i rodzaj świadczonych usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę.
2. Usługodawca – usługodawcą, a zarazem operatorem serwisu internetowego "inFirma.pl" jest firma Lukana Łukasz Piernikarczyk o numerze NIP: 645-226-17-59 z siedzibą w Nakle Śląskim (kod pocztowy 42-620) przy ulicy Lasowickiej 115L, zwana dalej "Usługodawcą".
3. Serwis - serwis internetowy "inFirma.pl" prowadzony przez Usługodawcę. Serwis obejmuje system złożony z wielu funkcjonalności dostępnych przy użyciu sieci Internet w przeglądarkach internetowych.
4. System - oprogramowanie umożliwiające korzystanie z Serwisu. Oprogramowanie składa się z części serwerowej zainstalowanej na serwerach usługodawcy oraz części klienckiej udostępnianej Klientowi w przeglądarce internetowej.
5. Usługa – świadczenie wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegające na dostępie do funkcjonalności systemu inFirma wspierających zarządzanie klientami, kontrahentami, współpracownikami czy pracownikami.
6. Klient - podmiot zlecający Usługodawcy świadczenie Usługi. Zlecenie usługi następuje poprzez zakończoną rejestrację możliwą w Serwisie Usługodawcy.
7. Konto - konto udostępnione Klientowi pod indywidualnym i niepowtarzalnym adresem internetowym, dostępna po zalogowaniu (login i hasło wybrane w formularzu rejestracji).
8. Użytkownik – Klient, pracownik Klienta, lub osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi, przypisana do Konta.
9. Cennik - zestawienie obowiązujących opłat za korzystanie z płatnych części serwisu publikowany w Serwisie pod adresem www.infirma.pl/cennik/.
10. Opłata - wynagrodzenie określone Cennikiem wnoszone z góry przez Klienta za Usługę świadczoną przez Usługodawcę w ustalonym Okresie Rozliczeniowym.
11. Okres Rozliczeniowy - okres trwający od dnia opłacenia przez Klienta Konta przez okres jednego lub dwunastu miesięcy po wniesieniu Opłaty.
12. Darmowy Okres Testowy - liczba dni, w których Klient ma czas na przetestowanie Usługi bez wnoszenia opłaty i konieczności przedłużania Usługi.
13. Limit użytkowników - liczba Użytkowników w ramach danego Konta klienta.
14. Rabat Lojalnościowy - rabat na Opłaty udzielany Klientowi na podstawie daty rozpoczęcia korzystania z Usługi
15. Rozporządzenie RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osób fizycznych z dnia 27 kwietnia 2016 r. w związku z przetwarzaniem danych osobowych

II Postanowienia ogólne

1. Przepisy zawarte w niniejszym regulaminie określają zakres i warunki świadczenia Usługi przez Usługodawcę na rzecz Klienta.
2. Dokonując rejestracji Klient oświadcza, iż świadomie akceptuje w całości postanowienia niniejszego regulaminu.
3. Klient akceptując regulamin oświadcza, iż ma zdolność prawną do zaciągania zobowiązań we własnym imieniu oraz do nabywania praw.
4. Klientem może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna.
5. Aby rozpocząć korzystanie z Usługi, Klient musi utworzyć Konto poprzez wypełnienie odpowiedniego elektronicznego formularza rejestracyjnego w Serwisie pod adresem: www.infirma.pl/rejestracja/.

III Prawa i obowiązki Klienta

1. Klient jest właścicielem danych wprowadzonych do Systemu w ramach Konta.
2. Klient ma prawo do testów Usługi przez Darmowy Okres Testowy bez konieczności przedłużania i wnoszenia opłaty.
3. Klient ma prawo do zaprzestania korzystania z Usługi w dowolnej chwili również bez podawania przyczyn. Opłata za niewykorzystany Okres Rozliczeniowy nie jest zwracana.
4. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych w trakcie rejestracji Usługi, a także w wypadku ich zmiany do niezwłocznej aktualizacji.
5. Klient ma prawo do bezpłatnej pomocy dostępnej na stronie pomoc.infirma.pl lub pod adresem mailowym: biuro@infirma.pl.

IV Prawa i obowiązki Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do rzetelnego świadczenia Usługi na rzecz Klienta.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane ujawnieniem przez Klienta loginu oraz hasła Użytkownika do Konta osobom trzecim.
3. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia w realizacji Usługi spowodowane:
   1. nieprawidłowym funkcjonowaniem łącza internetowego Klienta,
   2. nieprawidłowym działaniem urządzeń używanych przez Klienta do korzystania z Serwisu,
   3. nieprawidłowym funkcjonowaniem Przeglądarki Internetowej Klienta,
   4. używaniem przestarzałej wersji Przeglądarki Internetowej Klienta,
   5. działaniem osób trzecich,
4. W przypadku gdy awaria spowodowana jest przyczynami zależnymi od Usługodawcy, Usługodawca zobowiązuje się do przedłużenia dostępu do Systemu o okres analogiczny do czasu trwania awarii. Jednostką rozliczeniową jest doba.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody wynikające z użycia, niemożliwości użycia lub błędnego użycia Serwisu przez Użytkownika, chyba że szkody te wynikły z umyślnego działania Usługodawcy.
6. Usługodawca może bez zwrotu Opłaty zablokować dostęp do Konta ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, jeśli:
   1. Klient podał nieprawdziwe dane w trakcie zamawiania Usługi,
   2. Klient narusza postanowienia niniejszego regulaminu,
   3. Użytkownik wykorzystuje Konto w sposób niezgodny z obowiązującym prawem,
   4. Klient nie opłacił faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę,
   5. Użytkownik podejmuje działania zagrażające bezpieczeństwu danych lub działa na szkodę Usługodawcy.
7. Po wygaśnięciu Opłaty Usługodawca zastrzega sobie prawo zablokowania edycji danych, a trzy dni po wygaśnięciu Opłaty zablokowania również przeglądania danych na Koncie Klienta do czasu uiszczenia opłaty.
8. Po upływie 30 dni od wygaśnięcia opłaty oraz braku kontaktu ze strony Klienta Usługodawca zastrzega sobie możliwość trwałego usunięcia Konta wraz ze wszystkimi danymi.
9. Usługodawca zobowiązuje się do wykonywania kopii danych i przechowywania jej zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.
10. W przypadku wystąpienia awarii Usługodawca zastrzega sobie prawo do przywrócenia danych z ostatniej wykonanej kopii bezpieczeństwa Systemu.
11. Usługodawca ma prawo dokonywać uaktualnień Systemu a na czas trwania prac aktualizacyjnych blokować dostęp do Usługi. Prace aktualizacyjne będą odbywać się po godzinie 18.00 w dni robocze oraz w dni świąteczne. W ramach możliwości Usługodawca będzie informował o przerwach w dostępie do Usługi.
12. Usługodawca ma prawo do zmiany cen Usługi. Ewentualne zmiany obowiązują od dnia opublikowania nowego Cennika w Serwisie.
13. Usługodawca ma prawo do zmiany Regulaminu, Klient ma prawo do odmowy akceptacji zmian, co jest równoznaczne z zaprzestaniem korzystania z Usługi. W tym przypadku Opłata za niewykorzystany Okres Rozliczeniowy będzie zwrócona.
14. Jeśli nie określono inaczej, to zmiana Regulaminu dokonana 14 dni przed zakończeniem miesiąca, zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia kolejnego miesiąca.
15. Zmiany dotyczące Cennika nie są zmianami regulaminu.
16. Usługodawca w ramach świadczonej Usługi nie przejmuje odpowiedzialności za Klienta, w szczególności odpowiedzialność wobec kontrahentów i organów państwowych, w tym organów podatkowych oraz ZUS ponosi Klient jako przedsiębiorca.

V Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Klient jest Administratorem danych osobowych wprowadzonych do Konta w rozumieniu Rozporządzenia RODO.
2. Klient powierza Usługodawcy, w trybie art. 28 Rozporządzenia RODO dane osobowe zwykłe (np. imiona i nazwiska, adresy, stanowiska, adresy e-mail, numery telefonów, nazwy pracodawców) swoich klientów, kontrahentów, współpracowników lub pracowników do przetwarzania, na zasadach i w celach określonych w niniejszym Regulaminie.
3. Klient nie będzie powierzał Usługodawcy wrażliwych danych osobowych w rozumieniu Rozporządzania RODO. Są to:
   1. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych,
   2. dane genetyczne,
   3. dane biometryczne,
   4. dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej,
   5. dane dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.
4. Powierzone dane będą przetwarzane w celu świadczenia Usługi
5. Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z Regulaminem, Rozporządzeniem RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
6. Usługodawca oświadcza, że powierzone przez Klienta dane osobowe stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim.
7. Usługodawca zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Usługi.
8. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia RODO) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji Usługi, zarówno w trakcie zatrudnienia ich u Usługodawcy, jak i po jego ustaniu.
9. Usługodawca po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
10. W miarę możliwości Usługodawca pomaga Klientowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia RODO.
11. Usługodawca po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Klientowi.
12. Usługodawca oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia RODO. Klient ma prawo kontroli czy środki zabezpieczeń danych spełniają te. Usługodawca udostępnia Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia RODO.
13. Usługodawca powierza dane osobowe objęte Usługą do dalszego przetwarzania podwykonawcom w celu wykonania Usługi. Podwykonawca spełnia te same gwarancje i obowiązki, jakie zostały nałożone na Usługodawcę w niniejszym Regulaminie. Usługodawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Klienta za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych. Klient udziela ogólnej zgody na powierzenie danych podwykonawcom w celu wykonania Usługi.
14. Usługodawca oświadcza, że dane osobowe są przetrzymywane na serwerach firmy Kei.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie pod adresem ul. Zakopiańska 9, 30-418 Kraków, NIP 6792736374
15. Usługodawca zobowiązuje się do nieprzetwarzania danych zgromadzonych na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą do celów innych niż:
    1. świadczenie Usługi,
    2. wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych,
    3. testowe odtwarzanie kopii zapasowych w celu sprawdzenia ich poprawności.
    4. prób odtwarzania ewentualnych błędów i nieprawidłowości w działaniu Systemu zgłoszonych przez Klienta,

VI Polityka prywatności

1. Klient wyraża zgodę na otrzymywanie informacji handlowych dotyczących produktów i usług świadczonych przez Usługodawcę.
2. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych podczas rejestracji Usługi w celu świadczenia Usługi przez Usługodawcę oraz wystawiania dokumentów księgowych.
3. Usługodawca zobowiązuje się do nieudostępniania danych Klienta osobom trzecim.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do publikowania nazwy firmy oraz adresu strony internetowej Klienta na liście referencyjnej, jeżeli Klient nie zgłosi w tej kwestii sprzeciwu.

VII Płatności

1. Rozpoczęcie korzystania z Usługi następuje po pomyślnym przejściu procesu rejestracji.
2. Usługodawca udostępnia odpłatnie poszczególne funkcjonalności w ramach Systemu. Ceny oraz Limit użytkowników zostały przedstawione w Cenniku w Serwisie.
3. Klient zobowiązany jest do terminowego uiszczenia Opłaty na numer konta bankowego podany w fakturze VAT pro forma wysyłanej na adres poczty elektronicznej Klienta.
4. Opłata za Usługę ustalana jest na podstawie Cennika dostępnego w Serwisie, obowiązującego w dniu zamówienia Usługi lub na pierwszy dzień nowego Okresu Rozliczeniowego.
5. Klientowi przysługuje Rabat Lojalnościowy doliczany do Opłaty.
6. Rabat Lojalnościowy zwiększa się o 3% za każdy rozpoczęty kolejny rok świadczenia Usługi Klientowi.
7. Naliczanie Rabatu Lojalnościowego odbywa się na 14 dni przed zakończeniem kolejnego roku świadczenia Usługi Klientowi.
8. Maksymalny Rabat Lojalnościowy wynosi 15%.
9. Faktura VAT zostanie wystawiania po uiszczeniu opłaty. O wystawieniu faktury klient zostanie poinformowany przy pomocy poczty elektronicznej na adres podany podczas rejestracji usługi.
10. Klient wyraża zgodę na wystawianie faktur VAT bez podpisu odbiorcy.
11. 2 tygodnie przed upłynięciem opłaconego Okresu Rozliczeniowego na adres poczty elektronicznej Klienta zostanie wysłana faktura Vat proforma na kwotę miesięcznego lub rocznego Okresu Rozliczeniowego zgodnie z aktualnie obowiązującym Cennikiem.
12. Klient może za pośrednictwem Systemu inFirma zwiększać czas trwania oraz Limit użytkowników po tym otrzyma fakturę VAT proforma zgodną z nowymi warunkami dostępu.
13. Usługodawca udostępnia następujące sposoby płatności:
    1. Płatność za pośrednictwem serwisu PayU.pl, (zalecane)
    2. Płatność przelewem tradycyjnym na rachunek bankowy Sprzedawcy.
14. Okres Rozliczeniowy rozpoczyna się po zaksięgowaniu wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy.

VIII Reklamacje

1. Klient może złożyć reklamację, jeżeli Usługi przewidziane niniejszym Regulaminem nie są wykonywane lub są wykonywane nienależycie.
2. Reklamacja powinna być złożona pisemnie na adres poczty elektronicznej Usługodawcy: biuro@infirma.pl lub na adres siedziby Usługodawcy.
3. Reklamacja dotycząca nieprawidłowego działania Systemu powinna zawierać co najmniej informacje o: Koncie, Użytkowniku oraz czasie i okolicznościach wystąpienia problemu. Wskazane jest zamieszczenie w reklamacji także rodzaju i numeru wersji używanej przeglądarki internetowej.
4. Reklamacje będą rozpatrzone w terminie do 30 dni od daty zgłoszenia. Usługodawca może odmówić rozpatrzenia reklamacji złożonej po upływie 14 dni od wystąpienia problemu. W przypadku uznania reklamacji Usługodawca skontaktuje się z Klientem w celu ustalenia rekompensaty.

IX Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.
2. Wyłączne prawa autorskie i własnościowe do Usługi oraz Systemu należą do Usługodawcy, czyli firmy Lukana Łukasz Piernikarczyk z siedzibą w Nakle Śląskim (42-620), ul. Lasowicka 115L. Prawa autorskie podlegają ochronie prawnej zgodnie z Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i odpowiednich ustaw.