By zaimportować dane do systemy należy odpowiednio przygotować dane w pliku o rozszerzeniu CSV. Przygotowanie takiego pliku nie jest trudne.
Najlepiej wykorzystać do tego arkusz kalkulacyjny programu Excel lub LibreOffice (OpenOffice) Calc. W takim arkuszu każda kolumna odpowiada za inną daną, np. w pierwszej kolumnie jest nazwa firmy, w drugiej kod pocztowy, w trzeciej adres, w kolejnej miasto itd.
Jeżeli w jednej kolumnie będzie wiele danych np. kod pocztowy wraz z miastem system nie będzie w stanie rozdzielić tych danych i odpowiednio ich dograć - będzie można przypisać do tej kolumny albo kod pocztowy, albo miasto.
Informacja
Każda kolumna odpowiada za jedną daną w systemie
W pierwszym wierszu takiego arkusza powinny być oznaczenia kolumn - występuje tu pełna dowolność - jest to tylko informacja dla użytkownika.
Tak przygotowany arkusz należy zapisać jako plik CSV. W progamie LibreOffice (OpenOffice) Calc wybieramy menu “Plik” -> “Zapisz jako”, a następnie w “Zapisz jako typ:” wybieramy pozycję “Tekst CSV (.csv)” i zaznaczamy opcję “Edytuj ustawienia filtra”. Klikamy “Zapisz” i w następnym oknie pojawią się dodatkowe opcje. “Zestaw znaków” ustawiamy na “Unicode (UTF-8)”, pozostawiamy “Spearator pola” na ”,” oraz “Separator tekstu” na ”. Klikamy następnie “OK” - system zapisze plik na dysku twardym.
W programie Microsoft Excel proszę wybrać “Menu” -> “Zapisz jako” -> “Inne formaty”. Z listy “Zapisz jako typ” wybrać “CSV (rozdzielany przecinkami)”.
Poniżej przedstawiamy przykładowy plik CSV. Pierwsza linia to nazwy poszczególnych kolumn, a następne to dane, które zostaną wgrane do systemu. Każda kolumna jest oddzielona przecinkiem ”,”
nazwa firmy,miasto, kod pocztowy,ulica, telefon, email, pozyskany
Przykładowa firma, Warszawa, 01-200, Kościuszki, 123-456-789,,tak
Przykładowa firma 2, Warszawa, 01-200, Sobieskiego, 456-223-789,email@email.pl,nie
Przykładowa firma 3, Warszawa, 01-200, Wrocławska, 233-223-789,email2@email.pl,nie
Jeżeli chcesz zaimportować klientów, z których część to firmy a część osoby to należy dane podzielić na dwa pliki - w jednym muszą być same firmy a w drugim same osoby.
Z tak przygotowanym plikiem można przystąpić do importu - Jak zaimportować plik?.