inFirma – wersja 2.7.0 – RODO i regulamin

Pojawiła się nowa wersja naszego systemu CRM online inFirma.pl. Oznaczona została numerem 2.7.0 i dotyczy głównie nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych RODO. Pełny opis znajduje się oczywiście w pomocy.

Zarządzanie zgodami RODO w systemie

Nowe przepisy (znane u nas jako RODO) wprowadzają szereg nowych obowiązków dla każdej firmy. Od teraz nawet przechowywanie danych osób fizycznych jest ich przetwarzaniem dlatego trzeba posiadać odpowiednią zgodę klienta. Dodatkowo klient ma prawo do zmiany udzielonych zgód oraz wglądu do swoich danych, ich zmiany i usuwania.

Wprowadziliśmy cały nowy moduł ułatwiający sprostanie tym nowym przepisom RODO.

W systemie można zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zgód (np. zgoda na kontakt czy marketingowa), których chcemy by klient nam udzielił. Podczas ich dodawania tworzymy również treść maila, którego możemy do klienta wysłać, a który będzie posiadał dwa ciekawe linki. Jeden umożliwi od razu wyrażenie zgody, której mail dotyczy, a drugi umożliwi klientowi odwiedzenie specjalnej strony, na której może zobaczyć swoje dane przechowywane w systemie, zmienić udzielone zgody oraz dowiedzieć się w jaki sposób zmienić lub usunąć swoje dane.

By mieć kontrolę nad danymi w systemie nie zdecydowaliśmy się na umożliwienie Państwa klientom automatyczną zmianę danych lub ich usuwanie. W konfiguracji można natomiast opisać procedurę, która się wyświetli na stronie klienta, a którą klient musi przejść by dane zmienić lub usunąć. Np. „W celu zmiany lub usunięcia danych prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy”.

Oczywiście zgody można zdobywać w różny sposób dlatego można samodzielnie zatwierdzić lub usunąć zgodę klienta. Wszystko to w dodatkowej zakładce w szczegółach klienta.

Udzielone zgody można wykorzystywać podczas filtrowania klientów lub osób kontaktowych. Bardzo przydatna funkcjonalność np. podczas planowania wysyłania masowego mailingu.

Dokładny opis funkcjonowania zgód znajduje się w pomocy.

Inne nowości

Ta aktualizacja jest stworzona z myślą o RODO dlatego innych nowości jest niewiele. Jedną z nich jest możliwość wyznaczania trasy dojazdu do wielu klientów.

Regulamin systemu CRM

W związku z wprowadzeniem RODO jesteśmy zmuszeni zaktualizować nasz regulamin. Na szczęście nowe przepisy nie wymuszają na nas podpisania umowy powierzenia danych osobowych.  Artykuł 28 punkt 3 rozporządzenia, twierdzi, że takie powierzenie może się opierać o umowę lub inny instrument prawny jakim jest właśnie regulamin.

Do regulaminu dopisany został dział Powierzenie przetwarzania danych osobowych, w którym odnosimy się bezpośrednio do RODO.

Jedynym ograniczeniem związanym z nowymi przepisami jest to, że w naszym systemie nie mogą znajdować się dane wrażliwe.